Von Excel-Chaos zu einem zentralen Personaldossier: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr HR-Setup

Wenn Ihr «HR-System» aus einer Excel-Tabelle und einem Shared-Drive-Ordner namens «Personal – Vertraulich» besteht, sind Sie damit nicht allein. So fangen die meisten Schweizer KMU an: ein Tab für Kontaktdaten, ein weiterer für Vertragsarten, irgendwo ein Ordner mit eingescannten Pässen und Lebensläufen, die seit dem Onboarding niemand mehr angeschaut hat. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert: wenn der Vertrag eines Contractors geprüft werden muss, ein Revisor nach den Zugriffsrechten auf Dokumente fragt, oder die Lohnbuchhaltung eine Angabe braucht, die im HR anders erfasst wurde.

HR Management in Flitz ersetzt diesen Flickenteppich durch ein einziges Personaldossier – dasselbe, auf das auch die Lohnbuchhaltung zugreift –, sodass für jede Person, die für Sie arbeitet, genau eine massgebliche Akte existiert. Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vom manuellen Setup zum automatisierten wechseln.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick, wer tatsächlich für Sie arbeitet

Bevor Sie irgendetwas migrieren, listen Sie alle Personen auf, die aktuell für Ihr Unternehmen tätig sind, und ordnen Sie diese nach Art des Arbeitsverhältnisses:

Mitarbeitende auf Ihrer eigenen Lohnliste
Contractors, die über einen Personaldienstleister oder eine Agentur vermittelt wurden
Freelancer, die Ihnen über ihre eigene Firma Rechnung stellen

Diese Unterscheidung ist wichtig, denn Flitz erfasst sie als vollwertiges Feld in der Personalakte – nicht als Notiz in einer Kommentarspalte. Wenn Sie diese Liste jetzt sauber erstellen, ersparen Sie sich später aufwändige Umklassierungen – und meist zeigt genau dieser Schritt, wer bislang komplett in den Unterlagen fehlte.

Schritt 2: Erstellen Sie pro Person eine Personalakte

Legen Sie für jede Person auf Ihrer Liste eine Personalakte in HR Management an – mit persönlichen Angaben, Beschäftigungsart und, ganz wichtig, einem Notfallkontakt. Fügen Sie gleich auch den WhatsApp-Link mit einem Klick hinzu; das ist eine Kleinigkeit, aber im echten Notfall muss so niemand lange im Telefon nach einem Familienmitglied suchen.

Wurde die Person über einen Dienstleister vermittelt, erfassen Sie diesen in der Akte. Handelt es sich um eine Freelancerin oder einen Freelancer, hinterlegen Sie deren eigene Firma. Genau das sorgt dafür, dass das Dossier der Realität entspricht, statt jedes Arbeitsverhältnis zwanghaft in die Schublade «Mitarbeitende» zu stecken, nur weil die alte Excel-Liste kein anderes Feld kannte.

Schritt 3: Dokumente weg vom Shared Drive

Dies ist meist der Schritt, den Unternehmen am liebsten vor sich herschieben. Pass- oder ID-Scans und Lebensläufe auf einem allgemeinen Shared Drive sind ein Risiko – jede Person mit Zugriff auf das Laufwerk kann sie öffnen, und es gibt keine Aufzeichnung darüber, wer das getan hat.

In Flitz landen Personaldokumente auf privatem Speicher mit SHA-256-Prüfsummen, abgesicherten Downloads und einem lückenlosen Audit-Trail für jeden Upload, Download und jede Löschung. Praktisch heisst das:

Sie können beweisen, dass ein Dokument seit dem Upload nicht verändert wurde
Sie sehen genau, wer wann auf einen Pass-Scan zugegriffen hat
Löschungen werden protokolliert, nicht einfach stillschweigend ausgeführt

Laden Sie Pass bzw. ID und Lebenslauf jeder Person direkt in die jeweilige Personalakte hoch. Sobald dieser Schritt erledigt ist, können Sie den alten Shared-Ordner endlich löschen.

Schritt 4: Lassen Sie die KI die Lebensläufe für Sie auswerten

Hier stockt der manuelle Prozess normalerweise: Niemand hat Zeit, jeden Lebenslauf durchzugehen und Skills, Sprachen sowie Zertifikate von Hand zu erfassen. Laden Sie einen Lebenslauf in eine Personalakte hoch, extrahiert die KI von Flitz diese Informationen automatisch als durchsuchbare Tags im Profil.

Was Sie erwarten dürfen: Lebenslauf hochladen, kurz warten, extrahierte Tags prüfen. Korrigieren Sie, was nicht stimmt – die KI-Extraktion ist ein Kopfstart, keine Garantie –, aber bei den meisten Akten macht das aus einem leeren Skills-Bereich innert Sekunden einen nutzbaren, statt der zwanzig Minuten, die das von Hand kosten würde.

Schritt 5: Personalakten mit Flitz-Logins verknüpfen für Transparenz bei Schulungen

Hat ein Teammitglied auch einen Flitz-Login, verknüpfen Sie diesen mit der Personalakte. Nach der Verknüpfung erscheinen abgeschlossene Schulungen und Quiz-Resultate automatisch direkt in der Akte – keine separate Schulungs-Excelliste mehr, die abgeglichen werden muss. Besonders nützlich ist das bei Rollen mit obligatorischen Auffrischungskursen oder Onboarding-Checklisten, deren Abschluss Sie nachweisen müssen.

Schritt 6: Zugriff absichern, bevor Sie den Rest des Teams aufschalten

Personaldaten – Pässe, Lebensläufe, Notfallkontakte – dürfen niemals für das ganze Team sichtbar sein, nur weil alle dasselbe Firmentool nutzen. Flitz beschränkt HR Management ausschliesslich auf die Rollen Owner und Admin. Bevor Sie Vorgesetzte oder Büropersonal generell auf die Plattform einladen, klären Sie, wer wirklich HR-Zugriff benötigt, und vergeben Sie die Rollen entsprechend. Dies ist auch ein guter Moment, um intern zu dokumentieren, wer Owner- bzw. Admin-Rechte hat und weshalb.

Schritt 7: Die Excel-Liste pensionieren – aber erst nach einem Direktvergleich

Löschen Sie die alte Excel-Liste nicht gleich am Tag, an dem die Migration abgeschlossen ist. Machen Sie stattdessen einen Direktvergleich: Prüfen Sie für jede Person, ob die Personalakte in Flitz das enthält, was die Excel-Liste hatte – oder mehr. Sobald Sie bestätigt haben, dass Namen, Beschäftigungsarten, Dokumente und Notfallkontakte vollständig und korrekt vorhanden sind, archivieren Sie die Excel-Liste an einem Ort, an dem sie nicht versehentlich bearbeitet werden kann, und behandeln Sie das Flitz-Dossier ab sofort als einzige verbindliche Quelle.

Was sich dadurch ändert

Der praktische Nutzen ist mehr als nur Ordnung. Da HR Management sein Dossier mit Payroll teilt, gibt es keine doppelten Personendatensätze mehr, die zwischen den beiden Systemen abgeglichen werden müssen – eine Adresse einmal aktualisiert, und beide Systeme sehen die Änderung. Die Dokumentenverwaltung wandelt sich von «hoffentlich missbraucht niemand den Shared Drive» zu einem System mit Prüfsummen und lückenlosem Audit-Trail. Und Lebensläufe sind nicht länger statische PDFs, die niemand liest, sondern werden zu durchsuchbaren Skill-Profilen.

Für all das braucht es keinen Big-Bang-Rollout. Arbeiten Sie die Schritte Person für Person, Team für Team ab – das Dossier baut sich so ganz natürlich auf. Für ein kleines Unternehmen ist das ein deutlich realistischerer Weg, als zu versuchen, alle an einem Nachmittag zu migrieren.